Descripción del puesto
- Atención al público: Recibir a clientes, proveedores y visitantes con un trato profesional, registrando su ingreso y orientándolos adecuadamente.
- Central telefónica: Filtrar, responder y canalizar llamadas telefónicas, además de gestionar el correo electrónico general de la empresa.
- Gestión de correspondencia: Recibir, clasificar y distribuir mensajería, paquetería y documentos físicos importantes.
- Control de accesos: Mantener el orden y la seguridad en el área de recepción siguiendo los protocolos de la empresa.
Funciones de Asistencia Administrativa y Seguimiento de Casos
- Apertura de expedientes: Crear el registro inicial de cada nuevo caso en el sistema, asignándole un código, número de seguimiento o categoría.
- Monitoreo de estados: Revisar diariamente el avance de cada caso, actualizar las bases de datos (Excel o CRM) y verificar que no se venzan los plazos establecidos.
- Recopilación de evidencias: Solicitar, revisar y adjuntar la documentación pendiente que los clientes o áreas internas deban entregar para avanzar el proceso.
- Coordinación de citas: Agendar reuniones, audiencias o visitas técnicas entre los clientes y los especialistas encargados de resolver el caso.
- Alertas y recordatorios: Notificar de manera proactiva al equipo de trabajo sobre alarmas, fechas límite o cambios urgentes en el estatus de un expediente.
- Redacción de reportes: Elaborar informes periódicos (semanales o mensuales) sobre el volumen de casos abiertos, resueltos y estancados.